Modul 3- Mødelederen

Mødelederen

• Mødelederens rolle

  Mødelederen har det overordnede koordinerende ansvar i det tværsektorielle forløb. Under mødet styrer mødelederen selve mødet. Mødeleder sikrer sig at alle deltagere har mulighed for at bidrage med viden og spørgsmål samt at tiden overholdes.

  Mødelederen har flg. kerneopgaver:

  • foretage stratificering og samtykke
  • Marianne kontaktes (tovholder for V4M)
  • at både patient og pårørende får grundig information og får udleveret pjece med informationer og forberedelse til mødet
  • sende klinisk korrespondance
  • at planlægge videomødet og invitere deltagere fra hospitalsafsnit, kommune, almen praksis og pårørende
  • at gennemføre videosamtalen teknisk og indholdsmæssigt
  • at sikre dokumentation for den fælles tværsektorielle plan.
  • at sikre sig, at der følges op på aftaler, som er indgået på mødet

   

• Mødets setup

  Mødet foregår på patientens stue. Nogle af deltagerene vil opholde sig fysisk i samme rum, hvor andre deltager virtuelt.

  Deltagere i det fysiske rum kan være patient, pårørende, mødeleder, kontaktsygeplejerske og behandlingsansvarlig læge.

  Deltagere i det virtuelle rum kan være praktiserende læge, visitator, hjemmepleje, hjemmesygeplejerske, terapeut i kommune og pårørende

  De enkelte sundhedsprofessionelle har ansvar for at følge op på deres opgaver og aftaler, som er indgået på det virtuelle videomøde.

  Mødelederen har til opgave at koordinere og dokumentere aftalerne for behandling og pleje i det tværsektorielle forløb.

  Som afslutning på mødet er det godt at sikre sig at alle parter er blevet hørt

• Før mødet

  Mødelederen har til opgave:

  at etablere et både tværsektorielt og tværfagligt team, der repræsenterer patientens igangværende behandlingsbehov og historik

  Dette gøres ved:

  • at informere patient og pårørende omkring det virtuelle 4-partsmøde
  • at tage kontakt til patientens egen læge
  • at tage kontakt til den kommune, hvor patienten er bosiddende og eventuelt også er kendt af hjemmepleje

  Mødelederens koordinerede opgave:

  • Inden for to hverdage at få en aftale på plads med både hospitalsafdeling, egen læge, kommune og pårørende. Det kan ske både ved at møde op på hospitalsafdelingen og spørge til behandlingsansvarlig læge og øvrige faggrupper med relevans for patientens fremadrettede behandling samt gennem telefonisk kontakt til almen praksis, kommune og pårørende.

  • Sende en fælles mail og kalenderindkaldelse ud til deltagerne med dato, klokkeslæt og videolink

  Skabelon for mødeindkaldelse:

  På denne hjemmeside vises en skabelon som kan anvendes som mødeindkaldelse. Mailen er bygget op, så det klart fremgår, hvem hovedpersonen er, nemlig patienten, og dernæst gives navnene på de sundhedsprofessionelle som henholdsvis hospital, kommune og egen læge er repræsenteret ved, samt navne og relationer for eventuelle pårørende, fx søn, datter, barnebarn. Skabelonen sikrer herigennem, at alle får et overblik over, hvem der deltager, og hvad deres funktion/relation er i forhold til patienten. Mailen ridser også kort op, hvor lang tid samtalen varer, og opfordrer til en respektfuld tone. Endelig så indeholder mailen et datasikkert link til det virtuelle rum, hvori video-samtalen kan finde sted. Mailen skal sendes til alle deltagere.

• Under mødet

  Mødelederen har en særlig rolle i forhold til gennemførelse af tværsektorielle videomøder. Hun/han er bindeled til patienten, de pårørende og for aftaler med de hospitalsklinikere, der skal deltage i videomødet. Som mødeleder understøtter hun patientens perspektiv, og i de situationer, hvor patientens stemme er svag, repræsenterer mødelederen patientens perspektiv. Mødelederen præsenterer resumé, status og særlige problemstillinger. Derudover skal mødelederen have færdigheder i at moderere samtaler, så alle bliver præsenteret og kommer til orde. Vi anbefaler derfor følgende:

  Præsentationsrunde

  Start med at tjekke om alle kan se og høre hinanden. I tilfælde af lydforstyrrelser, kan man bede deltagere om at mute deres mikrofon når de ikke taler.

  Byd velkommen og præsenter dig selv og patienten. Rammesæt samtalen på en respektful måde og påmind deltagerne om tidsrammen. Bed herefter alle deltagere på skærmen om at præsentere sig, så alle ved hvem de er.

  Herefter kan mødeleder moderere samtalens indhold med afsæt i patientens perspektiv og herefter kan deltagerne på skift præsentere deres viden og spørgsmål. Start eventuel med sygehuslægen, som kan forklare hvorfor patienten er indlagt.

  Som mødeleder har du ansvar for at introducere spilleregler ved mødestart, fx at deltagerne skal mute mikrofonen, når de ikke taler.

  Gør det tydeligt, at du er mødeleder, især hvis der er nye med.

  Tag en hurtig præsentationsrunde, hvis I ikke kender hinanden, eller hvis der er nye med.
  
  Sikr dig, at alle er med på billede og lyd.

  Vær opmærksom på din afstand til kameraet. Sid gerne, så man tydeligt kan se hele dit ansigt og skuldre.

  Tal langsomt og tydeligt.

  Hold pauser, når du taler, så andre deltagere får tid til at stille spørgsmål/kommentere. Det kræver længere pauser end ved et fysisk møde.

  Følg dagsordenen, så alle ved hvad der skal ske.

  Målret dine spørgsmål til en enkelt person ved at bruge navne, fx ”Morten, hvad siger du til det?”. Det holder deltagerne mere fokuseret.

  Slut af med en opsamling af mødet, så alle får de vigtigste pointer med.

  Slut til den aftalte tid

  EFTER MØDET VIL PARTERNE MODTAGE ET SPØRGESKEMA : VIVE – Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd gennemfører en brugerundersøgelse af, hvordan disse videomøder opleves af de fire parter, der deltager i møderne, Fx

  1. om videomødet gav mening i samarbejdet med de tre andre parter, der er involveret i patientens pleje og behandlingsforløb, og
  2. hvordan I oplevede teknikken og selve samtalen.  

  Det tager 5-10 minutter at besvare spørgeskemaet. Spørgeskemaet er knyttet til oplevelsen af det specifikke møde, som du netop har deltaget i. Deltager du som sundhedsprofessionel i flere video-møder, vil vi derfor bede om, at du svarer hver gang, du har deltaget i et videomøde.

  Forskningsprojektet skal bidrage til evaluering af, hvorvidt virtuelle 4-partsmøder bidrager konstruktivt til de fire parters ansvarsområder og til det tværsektorielle samarbejde om komplekse, multisyge ældres forløb. LÆS mere her: VIVE evaluerer tværsektorielle videomøder om det komplekse patientforløb - vive.dk

• Efter mødet

  Som mødeleder har du ansvar for at dokumentere aftalerne i SP efter det virtuelle møde