Modul 2 - VDX videoløsning

I Region Sjælland tilbyder vi en videokonsultation til praktiserende læger, special praktiserende læger, psykologer, nærklinikker, udbudsklinikker og sygehuse.

Du kan trygt og sikkert mødes og tale med din patient på video. Videomødet afholdes i et virtuelt møderum, der er beskyttet via krypterede linjer.

Et videomøde giver også mulighed for, at styrke et sammenhængende behandlings- og plejeforløb for borgeren, idet flere parter nemt kan mødes.

Retningslinjer for alle mødedeltagere

Sørg for at tjekke, at lyd og billede virker.
Sid gerne med neutral baggrund og helst ikke op af et vindue.
Vær klar, når mødet starter.
Marker, hvis du gerne vil sige noget, og vær tålmodig – afbryd ikke.
Vær opmærksom på din afstand til kameraet. Sid gerne, så man tydeligt kan se hele dit ansigt og skuldre.
Se ind i kameraet, når du taler.
Tal langsomt og tydeligt.
Mute/slå lyden fra mikrofonen, når du ikke taler.

Teknologi

Kommunikation i det virtuelle rum
Videoetik: Mødet skal afholdes med respekt for hinandens fagligheder og forskellige roller. Patienten sikres tavshedspligten ved at deltagerne på skærmen opholder sig i rum, hvor de sundhedsprofessionelle kan tale frit og uden udenforstående.

Når vi mødes virtuelt, stiller det andre krav til teknikken og hvordan vi bruger den, end når vi mødes fysisk. Med lidt forberedelser og en god kultur, er de fleste problemer dog løst. Dog er det sværere for os at afkode kropssprog og tale samtidigt, når vi mødes på skærmen.

Følgende er konkrete råd, når vi kommunikerer over en skærm:
- alle skal kunne se og høre hinanden
- mikrofonen skal være på mute, når man ikke taler
- placer dig, så man tydeligt kan se hele dit ansigt og skuldre
- tal langsomt og tydeligt
- hold pauser, når du taler, så andre deltagere får tid til at stille spørgsmål/kommentere
Tekst til VDX mødeindkaldelse

Kære [Indsæt navn]

Du har et videomøde med XXX d. x. august 2023 kl. xx:xx

Mødets beskrivelse:

Bruger du en PC skal din browser være Chrome eller Edge, og bruger du Mac skal din browser være Safari (og tilsvarende på mobil/tablet). På en computer er det en god ide at kopiere linket i stedet for blot at klikke på det, da din standard browser måske ikke er Chrome/Edge/Safari. På mobil/tablet skal du blot klikke på nedenstående link.

Computer: kopier nedenstående link, og sæt det ind i din browser for at starte mødet.

Mobil/tablet: klik på nedenstående link for at starte mødet:

https://portal.vconf.dk/?url=23800@video.regsj.dk.......

Hvis du bruger en klient til afholdelse af videomøder som f.eks. Polycom, Jabber, Skype for Business eller andre, skal du kopiere møderummets adresse og indsætte i den aktuelle klient.

Møderummets adresse: 23800@video.regsj.dk

Indtast efterfølgende gæstekoden: XXXXX

Kontakt os på tlf. [xx xx xx xx] hvis du har spørgsmål eller ikke kan komme ind i mødet.
Sikkerhed

MedCom er systemforvalter af Videoknudepunktet (VDX) i Danmark. I Region Sjælland er det Applikationer i Koncern Digitalisering, som har ansvaret for drift og vedligehold. Systemansvaret for VDX ligger i Det Nære Sundhedsvæsen og for SP Video i Digital Sundhed, Øst (DSØ).

For at beskytte patientdata er det vigtigt at al video til klinisk brug sker via krypterede linjer som en integreret del af Sundhedsdatanettet (SDN), hvorimod administrative videomøder ikke er underlagt samme sikkerhedskrav.

For at en videoløsning må tages i brug i regionen, skal det sikkerhedsmæssige set up i løsningen vurderes, at sikre at personerne der benytter løsningen, ikke udsættes for integritetskrænkelser eller tab af fortrolighed eller persondata.

Derudover kan det endvidere være forbundet med en sikkerhedsrisici for regionen, hvis der benyttes andre løsninger, der ikke lever op til regionens retningslinjer for sikkerhed. Sådanne sikkerhedsrisici kan medføre tab af tilgængelighed af oplysninger og på den baggrund forhindre Region Sjælland i at levere patientbehandling på en sikker måde.

Region Sjælland har på nuværende tidspunkt foretaget en databeskyttelsesretlig og informationssikkerhedsmæssig vurdering af de risici, der er forbundet med brug af videoløsningerne SP Video og VDX Stand alone til klinisk brug og Microsoft Teams til administrativt brug. Og på denne baggrund er det kun disse løsninger, som må benyttes til video i Region Sjælland.
Sådan opretter du et møde i VDX booking

01_hvordan_VDX_v5.mp4 (23video.com)
Sådan laver du et test opkald

03_hvordan_VDX_v5.mp4 (23video.com)
VDX - links til mere viden

Kom i gang med videomøder - Region Sjælland - Vi er til for dig (regionsjaelland.dk)

Flere informationer om videomøder i Region Sjælland: Videomøder (regionsjaelland.dk)

Link til D4 retningslinje i Region Sjælland: Regionale dokumenter - Video - kontakt til patienter, pårørende, samarbejdspartnere og medarbejdere i Region Sjælland, Anvendelse af , ver. 1 (regsj.intern)

Hvordan foretages et testopkald: Videomøde med din behandler - Region Sjælland - Vi er til for dig (regionsjaelland.dk)

Film 1 handler om hvad du skal være opmærksom på under et møde med flere deltagere

Film 2 handler om de opmærksomheder du skal gøre dig ifht et videomøde

FILM venligst udlånt af Center for Forskning i Patientkommunikation (CFPK)

Connie Timmermann &Jette Ammentorp

Center for Forskning i Patientkommunikation (CFPK) Klinisk Institut, OUH / SDU